Решения ЕГАИС для складов на базе Клеверенс

В 2016 году продажа алкогольной продукции претерпела сильные изменения. Теперь за каждую принятую или отгруженную бутылку нужно отчитываться через специальную программу, отправляющую в базу данных ЕГАИС ФС РАР данные для сверки с исходными данными от производителя. 

Номенклатуру товара во всех документах ЕГАИС следует указывать в кодах алкогольной продукции согласно ЕГАИС. Эти коды закодированы в 2D-штрихкодах акцизных и федеральных специальных марок. При этом совершенно одинаковая продукция может иметь разные коды, и отражаться в накладных ЕГАИС раздельно. 

Принимать и отгружать товар согласно новым правилам поможет «Mobile SMARTS: ЕГАИС». Решение работает при помощи терминалов сбора данных со встроенными двухмерными сканирующими модулями, например Datalogic Memor X3. Данная программа интегрирована с системой проверки валидности CheckMark2, которая в онлайн-режиме проверяет и выдает на экран устройства всю информацию из базы данных ФС РАР. 

Решение позволяет не только готовить и проверять документы для ЕГАИС, но и одновременно проверять валидность акцизных и федеральных специальных марок. 

Даже при самом идеальном учёте реальные коды алкогольной продукции на бутылках отличаются от тех, что хранятся в учетной системе. А в облако РАР нужно отправлять реальные коды алкогольной продукции. Выход – использовать Mobile SMARTS и CheckMark2 для сборки данных о реальных остатках на складе. Наибольшая гарантия результата возможна только при сканировании всех марок.

 

Для постановки начальных остатков нужно для каждой бутылки собрать четыре параметра:  

• Номенклатура и код алкогольной продукции,

• Штрихкод с акцизной марки - PDF417,

• Код электронного подтверждения формы А (от производителя/импортера);

• Код электронного подтверждения формы Б (от поставщика).

Одна и та же продукция может иметь очень много «дублей» в справочнике ЕГАИС (разные заводы, разные линии одного завода, разные регионы). Если вы никогда не сканировали акцизные марки, то почти наверняка учет продукции на вашем складе в разрезе кодов алкогольной продукции не ведется.

Код алкогольной продукции содержится в PDF417. Без сканирования привязать все реальные коды алкогольной продукции к своей номенклатуре заранее тоже не получится, так как эти коды не постоянны: меняются производители и импортеры алкоголя. Более того, бутылки из одной и той же коробки могут иметь совершенно разные производственные линии, разные заводы, а значит и разные коды алкогольной продукции. 

Терминалом сбора данных выполняются следующие действия

1. Сканируется линейный штрихкод EAN13, и программа попытается найти товар в базе данных. Если штрихкоды еще не заведены, то товар не найдется — и тогда его можно будет выбрать из списка поиском по названию или артикулу.  Без этого шага программа не поймет, что это за номенклатура, и мы не сможем автоматизировать поиск форм Б; 

2. Сканируется штрихкод с акцизной или федеральной специальной марки PDF417. Если используется ТСД, зарегистрированный в системе ЕГАИС ЦентрИнформ, то программа CheckMark в онлайн-режиме через интернет проверит валидность марки. Если ТСД в системе ЕГАИС не зарегистрирован, то программа без интернета определит код алкогольной продукции, который потом понадобится для серийного учета; 

3. Сканируется штрихкод DataMatrix с акцизной или федеральной специальной марки, содержащий серийный номер этой марки, который понадобится для поиска нужных форм А для подачи акта постановки начальных остатков.

4. Продолжается сканирование штрихкодов до тех пор, пока не встретится другая номенклатура. Когда это произойдёт, программа снова попросит сканировать линейный штрихкод EAN13 для сопоставления с информацией в товароучётной программе.

Если в товароучетной системе, например, «ШТРИХ-М: Розничная торговля 5» уже заведены формы А с реальными датами и диапазонами, то при обработке собранных данных можно будет проверить собранные серийные номера на вхождение хотя бы в один диапазон марок имеющихся форм А. Если в товароучетной системе нет нужных форм А, то собранные серийные номера можно использовать для запроса форм А у производителя/поставщика. Формы Б ищутся по номенклатуре и выбираются последние найденные.

По результатам операции получается полный поштучный список всей алкогольной продукции с привязками и к номенклатуре учетной системы: и к номенклатуре АП, и к формам А и Б. 

Если на складе велся серийный учет, то по результатам операции некоторые серии придется разбить на несколько.  Так чтобы в каждой серии были указаны свои верные коды алкогольной продукции и свои верные формы.

Приёмка алкогольной продукции производится следующим образом: 

1. Вначале в программу Mobile SMARTS на терминалы сбора данных выгружается нужный документ товарно-транспортной накладной ТТН ЕГАИС. Делается это из учетной системы (например, 1С или SAP),

2. Далее кладовщик подходит к паллете/коробке с продукцией, достает бутылку, сканирует линейный штрихкод EAN13, чтобы получить из товароучётной системы данные о товаре,

3. Если это алкогольная продукция, то на экране появляется окно сканирования штрихкода PDF417,

4. Программа сверяет данные марки с данными из ТТН ЕГАИС и выводит на экран результат сравнения,

5. Итог сканирования и сверки всей поставки загружается обратно в учетную систему для дальнейшей работы: составления актов, перевыставления ТТН ЕГАИС и т.п.

 

 

  

Если на терминале сбора данных установлен CheckMark2, то после считывания PDF417 происходит запрос в базу данных ЕГАИС, откуда возвращаются реальные данные по акцизной марке: наименование продукции, код алкогольной продукции, крепость, объем, данные о производителе или импортере. 

Если на терминале сбора данных CheckMark2 не установлен, то после считывания PDF417 происходит сверка с накладной просто по коду алкогольной продукции. 

Кладовщик решает, набирать ли эту продукцию в память ТСД, вводит количество. Продукция сканируется выборочно: либо по одной на наименование, либо по несколько штук на наименование (например, выборочно по одной на каждую паллету или коробку). 

В итоге формируется документ, который содержит и линейные штрихкоды EAN13, и все данные по алкогольным маркам, необходимым для полной сверки с накладной ЕГАИС. Считанные данные также можно использовать для того, чтобы сопоставить номенклатуре учетной системы новые неизвестные ранее коды алкогольной продукции.

Далее ответственное лицо принимает решение, что ему делать: принимать по акту с расхождениями или отказываться от приемки и высылать поставщику реальные данные, чтобы получить от него верную ТТН ЕГАИС. 

Если на складе проведен ввод начальных остатков по приведенной выше схеме, то отгрузка уже может вестись по сериям, без сплошных сканирований. Например, кладовщик просто сканирует штрихкод DataMatrix с акцизной или федеральной специальной марки, в котором закодирован серийный номер этой марки. 

Алексеев Максим

Руководитель направления оборудования для штрихкодирования и POS-периферии ТД «ШТРИХ-М»

E-mail: pp@shtrih-m.ru

Телефон +7 (495) 787-6090 доб. 357

У представителей или в Торговом доме «ШТРИХ-М»

E-mail: op@shtrih-m.ru, partners@shtrih-m.ru

Телефон/факс: +7 (495) 787-6090/787-6099